Fram och tillbaka, fram och tillbaka… Pingis är en snabb och rolig sport. Lika skoj är det inte med mailpingis. Alltså när mail går många vändor innan ni kommer fram till saken. Det tar ofta mycket tid och är irriterande för både dig och kunden.
Så hur gör man då för att sluta spela mailpingis? Här kommer tre enkla tips:
Läs frågan ordentligt och försök sätta dig in i kundens situation
Alla kunder skriver inte lika bra. Ibland behöver vi läsa igenom meddelandet flera gånger för att förstå vad kunden egentligen frågar efter.
Svara kort, koncist och tydligt
Det är ofta lättare sagt än gjort, eftersom det som är tydligt för en person inte nödvändigtvis är det för en annan. Men några saker är enkla att ha i åtanke. Använd ett enkelt och begripligt språk. Undvik onödiga resonemang och långa förklaringar. Ge ramar (”här kommer tre enkla tips”) och punktform. Och du, svara på frågan, men också på den naturliga följdfrågan, även om kunden inte har ställt den än.
Ring upp kunden om frågan är komplicerad, otydlig eller kräver flera följdfrågor
Om du redan från början vet att det kommer att krävas många turer fram och tillbaka eller om ditt budskap är svårt att få fram i skrift, dra dig inte för att lyfta luren. Om du inte har telefonnumret kan du alltid maila kunden och fråga om det går bra att du ringer upp.
Vill du veta mer? Hör av dig!