Offerter ska skrivas, kunder ska ringas, möten behöver planeras. Har du också alldeles för mycket att göra? Då kan det vara svårt att veta i vilken ände man ska börja.
Mitt favoritknep när jag behöver prioritera är att rita upp den gamla hederliga Eisenhowerprincipen eller ”viktigt eller bråttom-modellen”. Den består av två axlar med Viktigt på ena axeln och Bråttom på den andra. Sedan går jag igenom varje uppgift, en i taget och placerar in den i rätt ruta i diagrammet. Hur viktig är uppgiften? Hur bråttom? När jag har alla uppgifter på plats är det lättare att se i vilken ordning jag ska göra dem.
Den här modellen har hjälpt många av de företagare, ledare och säljare som jag har jobbat med genom åren. När det blir för mycket att göra är det svårt att prioritera. Ibland verkar ju allt vara både jätteviktigt och jättebråttom!
1. Viktigt och bråttom
När alla uppgifter har hittat sin plats modellen är det dags att börja jobba. Du börjar förstås med uppgifterna i rutan viktigt och bråttom. I den finns allt som inte kan vänta utan att er verksamhet påverkas negativt eller går miste om en bra möjlighet. Det kan vara inbokade kundbesök, att reda ut akuta händelser hos stora kunder, ta samtalet med drömkunden som ringer eller något helt annat.
2. Viktigt, men inte bråttom
Sedan tar du tag i uppgifterna i rutan med uppgifter som är viktiga, men inte så bråttom. Här finns ofta de stora och viktiga uppgifterna. De som har stor betydelse för verksamheten och som kommer att bli akuta om du inte tar tag i dem. Några exempel är projekt, stora offerter och uppföljningsmöten med stora kunder.
3. Bråttom, men inte viktigt
Först nu är det dags att ta tag i uppgifterna som är bråttom, men inte så viktiga. Det är här vi ofta gör fel. Vi gör dem innan de viktiga för att vi ska få undan dem. Det gör att vi får svårt att hinna med det som verkligen är viktigt och vi blir stressade. Uppgifterna i den här rutan kommer ofta via mejl, telefon eller en stressad kollega och de känns viktiga i stunden. Men kan de verkligen inte vänta?
Varken bråttom eller viktigt
Uppgifterna i den sista rutan kan du strunta i. För varför ska du göra uppgifter som varken är viktiga eller bråttom?
Och i verkligheten?
Det låter ju bra i teorin att göra allt i den här ordningen, men det finns ju en verklighet också. Det går inte alltid att vänta med uppgifterna i en kategori tills den innan är klar. Ett sätt att klara det är blocka tider i kalendern. Sätt av en stund av dagen för varje kategori, även för de små akuta uppgifterna. De kan vänta till timmen som är avsatt för dem – så viktiga är de trots allt inte!