Serverar - så blir servicen proffsig

Så blir servicen proffsig och kunderna kommer åter!

Vi satt på en uteservering och jag åt en välsmakande caesarsallad. Plötsligt – aj! En rejäl plastbit hade smugit sig ner i salladen och in i min mun. Nästa gång servitören passerade berättade jag vad som hänt. Han försvann genast ut i köket och pratade med kocken. Sedan kom han tillbaka, bad om ursäkt och berättade att de bjuder på hela notan för oss två. Proffsigt, jag går gärna dit fler gånger!

Riktigt lika lyckat blev inte bemötandet på en annan restaurang. Där placerade de ett sällskap vid ett bord en decimeter från vårt, sida vid sida. När jag diskret sa till servitrisen att det kanske inte är så bra med tanke på folkhälsomyndighetens coronaregler fick jag ett ljudligt hånskratt till svar. ”Haha, det finns inga såna regler. Men du kanske vill ha handsprit? Det är den enda spriten vi bjuder på här.”

De båda restaurangerna hanterade sina misstag på helt olika sätt. Det är lätt att skylla på serveringspersonalen, men det är att göra det alldeles för enkelt för sig. Det gäller att städa trappan uppifrån, både på restauranger och i andra verksamheter:

1 Kundperspektivet

Ser ni, ledning och medarbetare, på er verksamhet ur kundernas eller ert eget perspektiv? Ta på ”kundglasögongen”, gå utanför er entré och gå samma väg som kunderna gör. Se det kunderna ser, lyssna, smaka, lukta och känn efter. Vad blir upplevelsen när kunder ringer, mailar, besöker er hemsida eller kontaktar er i sociala medier? Kom överens om vad som kännetecknar en god upplevelse!

2 Servicemodellen

Gå igenom er servicemodell.  Vilka policys, rutiner och riktlinjer ska ni jobba efter för att ge kunderna god service? Vad ingår i servicen och vad ingår inte? Hur hjälper ni kunder med särskilda behov? Hur ska ni hantera reklamationer och klagomål? I det första exemplet ovan fanns det troligen en riktlinje om att vid allvarligare misstag bjuds kunden på hela notan. Då kan serveringspersonalen fatta beslutet snabbt och med trygghet, utan att ringa chefen.

3 Attityden

Attityd handlar om att le, vara trevlig och engagera sig i sin kund – att göra det lilla extra. Det är till stor del den enskilde medarbetarens ansvar. Men inte bara. En osäker medarbetare ler inte. En osäker medarbetare vågar inte gå utanför de givna ramarna. Som ledare gäller det att föregå med gott exempel, i kundkontakter och i relationen till medarbetarna. Ett positivt klimat smittar.

4 Aktiv försäljning

Den som tar initiativ, frågar, lyssnar och kommer med förslag ger mycket bättre service än den som passivt väntar på vad kunden ska säga. Den aktiva säljaren vill att kunderna ska bli så nöjda att de vill komma tillbaka och köpa mer. Lär era medarbetare proffsig merförsäljning, så får ni nöjdare kunder.

5 Ständiga förbättringar

För att era kunder ska uppleva god service behöver ni ständigt jobba med förbättringar. Ni kommer att hitta massor av förbättringsmöjligheter när ni jobbar med punkterna 1-4 ovan. Prata också med era kunder, både om det som fungerar väl och det som fallerar ibland. Notera klagomål och förbättringsförslag, så märker ni när era misstag upprepas och kan göra något åt dem.

Så varför gick det som det gick?

I det första fallet med plastbiten var det uppenbart att de hade en genomtänkt servicemodell med riktlinjer för kompensation, servitören hade en positiv och hjälpsam attityd och inställningen var att de ville att vi skulle komma tillbaka. Eftersom kocken fick veta sitt misstag direkt, så kunde denne kolla var plastbiten kom ifrån och hur de kan undvika att felet upprepas.

Servitrisens märkliga attityd bidrog till att det gick galet i det andra exemplet. Men jag övertygad om att hon inte visste hur hon skulle hantera min synpunkt och att hon inte tyckte sig ha mandat att flytta några bord. Hon kände inte till reglerna och visste inte vad hon skulle göra. Situationen blev jobbig och därför försökte hon skoja bort problemet. Bättre förutsättningar än så kunde hon väl ha fått av sin chef?

Tacka för klagomålen!

Veckans tips från NovasellKunder klagar av olika orsaker. De kanske vill

  • få felet i produkten eller tjänsten tillrättat
  • ha kompensation
  • att ni ber om ursäkt
  • att ingen annan ska råka ut för samma sak
  • hjälpa er att bli bättre.

Oavsett orsaken – och oavsett om de låter arga eller inte – så ger de er en möjlighet, som ni ska vara tacksamma över. Dels har ni möjlighet att få er allra nöjdaste kund (en kund som har varit missnöjd och blivit väl behandlad är ofta nöjdare än de som alltid har varit nöjda!) och dels hjälper de er att upptäcka sådant som inte fungerar så bra eller som inte uppskattas av era kunder.

Veckans tips: Ta väl hand om era klagande kunder och tacka för att de hör av sig! 

Tacka för klagomålen

Veckans tips från NovasellIbland blir kunder missnöjda. Det kan vara en produkt som inte höll måttet, en leverans som inte funkade som den skulle eller kanske en medarbetare, som hade en dålig dag när det gäller bemötande.

Oavsett vad det gäller – och oavsett om kunderna har rätt i sak eller inte – lyssna på klagomålen, red ut vad som har hänt och rätta till eller kompensera om det går. Visa att ni bryr er och be om ursäkt.

Det här brukar inte vara så svårt när vi håller med kunden om att vi har gjort fel. Värre blir det när vi har olika uppfattning. Då är frågan vad som är viktigast: att du får rätt eller att kunden blir nöjd?

Svaret är ganska givet, nöjd kund är viktigast. Kom fram till en bra lösning, så har du inte bara en nöjd kund, utan du har just skaffat en ambassadör. Om du inte lyckas göra kunden nöjd, då finns risken att ett dåligt rykte sprids.

Veckans tips: Se era klagomål som gåvor, tacka för dem och ta väl hand om dem!

När den arga kunden ringer

smiley sur pixabayDe allra flesta verksamheter får ibland kunder, som inte är helt nöjda. Om ni har tur hör de av sig till er och berättar det. Då kan ni rätta till och kanske kompensera på något sätt. Om ni har otur sprider de sitt missnöje till andra i stället.

Din egen inställning är nyckeln till att få kunden nöjd. Om du ser kunden som klagande och jobbig, kommer du också att agera efter det. Du läcker vad du tänker. Kunden känner av det och blir ännu mer irriterad.

Om du i stället tänker att missnöjet egentligen är ett förslag till förbättring (det är det ju, bara lite klumpigt uttryckt ibland), så är det mycket lättare att vara öppen, förstående och ta till sig. Då tackar man för att kunden hörde av sig – och samtalsklimatet blir ett helt annat.

Med en positiv inställning kan du sedan:

  1. Lyssna på kunden
  2. Ställa frågor, så att du får veta vad kunden egentligen är missnöjd med
  3. Lösa problemet (om möjligt)
  4. Be om ursäkt

Var engagerad, ödmjuk, snabb och lite kreativ, så har du nog en nöjd kund när ni lägger på. Även om ni egentligen inte kunde lösa det ursprungliga problemet.

Nyfiken på mer? Jag kommer gärna till er och föreläser eller utbildar i ämnet. Hör av dig till ingrid.alestig@novasell.se eller 031-760 23 80!